İnsan Kaynakları Yönetimi
Mdr Erp İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü, sıradan bir personel takip sisteminden ötedir. Bu modül, özellikle regülasyonlara odaklanarak, her çalışanın görev tanımına göre yetkinlik düzeyini ve zorunlu eğitim durumunu anlık izlemenizi sağlar.
Modülün Temel Katkıları:
Regülasyon Odaklı Yetkinlik Matrisi: Her pozisyon için MDR ve ISO 13485‘in gerektirdiği minimum yetkinlik ve eğitimleri tanımlayın. Çalışanların mevcut durumunu bu matrisle karşılaştırarak yetkinlik açığını anında tespit edin. Eğitim Takibi ve Sertifikasyon Yönetimi: İç ve dış eğitimlerin, sertifikaların ve oryantasyonların dijital kayıtlarını tutun. Eğitim süreleri dolmadan otomatik uyarılar alın ve denetimler için eksiksiz eğitim geçmişini tek tıkla raporlayın.
Görev Tanımı ve Sorumluluk Kanıtı: Her çalışanın güncel ve onaylanmış görev tanımını sisteme bağlayın. Bu, MDR Teknik Dosyasının “personel sorumlulukları” kısmına doğrudan kanıt sağlar.
İşe Alım Yönetimi
Medikal Cihaz Sektöründe Yasal Uyumluluğu Güvence Altına Alan İşe Alım Süreçleri
MDRERP’nın İşe Alım Yönetimi Modülü, bu kritik süreci standartlaştırır. Açık pozisyonları, ISO 13485’in gerektirdiği yetkinlik matrisi kriterleriyle eşleştirir. En uygun adayı bulmakla kalmaz, aynı zamanda işe alım sürecinin her adımının denetlenebilir kaydını tutar.
Modülün Temel Katkıları:
1- Pozisyon/Yetkinlik Eşleştirme: İşe alım ilanlarını, tanımlanan görev tanımı ve yasal olarak zorunlu olan yetkinlik kriterleri ile anında eşleştirin. Adayların özgeçmişlerini, aranan yetkinlik setine göre otomatik puanlayın.
2- Dijital Başvuru ve Değerlendirme Süreci: Mülakat notlarından, referans kontrollerine kadar tüm değerlendirme adımlarını dijital platformda standardize edin. Karar mekanizmalarının şeffaf ve geriye dönük izlenebilir olmasını sağlayın.
3- Hızlı Yetkilendirme ve Oryantasyon Geçişi: İşe alım onayı verildikten sonra, personel dosyası otomatik olarak İK Yönetimi Modülüne aktarılır. Oryantasyon ve zorunlu MDR eğitimleri anında atanır. Personelin yetkinlik matrisine uyumu işe başladığı anda takip edilmeye başlanır.
Mdr Erp ile işe alım sürecinizi hızlandırın, maliyetleri düşürün ve MDR personel yetkinlik gerekliliklerini en başından sağlayın.
Özlük Yönetimi
Medikal cihaz üretiminde, personel yetkinliklerinin kanıtlanması ve güncel tutulması yasal bir zorunluluktur. Manuel özlük dosyaları, kayıp belgeler ve güncel olmayan evraklar, her MDR denetiminde ciddi bir risk ve zaman kaybı demektir.
MDRERP ‘nın Özlük Yönetimi Modülü, çalışanlarınızın tüm kişisel, mesleki, eğitim ve sağlık kayıtlarını tek bir merkezi, güvenli ve dijital ortamda toplar. Bu modül, evrak yönetimini değil, uyumluluk yönetimini merkeze alır.
Modülün Temel Katkıları ve MDR Uyumu:
1.Merkezi Dijital Arşiv: Sözleşmelerden iş sağlığı ve güvenliği (İSG) raporlarına, sertifikalardan izin formlarına kadar tüm özlük belgelerini elektronik olarak arşivleyin. Belgelerin kolayca aranabilir ve erişilebilir olmasını sağlayın.
2.Otomatik Belge Süre Takibi: Periyodik sağlık kontrolleri, yasal zorunlu eğitimler (İSG, hijyen vb.) ve mesleki sertifikaların geçerlilik sürelerini sisteme kaydedin. Süre bitimine yaklaşan belgeler için otomatik uyarılar alarak yasal boşluk oluşmasını engelleyin.
3.Yetkinlik Modülü ile Entegrasyon: Her özlük dosyası, çalışanın MDR Teknik Dosyasına kanıt olarak sunulan eğitim ve yetkinlik kayıtlarıyla otomatik olarak bağlantılıdır. Tek bir kayıt üzerinden çalışanın yetkinlik uyum durumunu saniyeler içinde raporlayın.
4.Güvenli Erişim ve Denetim İzlencesi: Yasal gerekliliklere uygun olarak, personel verilerine kimin, ne zaman eriştiğini ve hangi değişikliği yaptığını kaydeden detaylı izleme özelliği sunar.
Mdr Erp ile özlük yönetimini operasyonel bir zorluktan, MDR uyumluluğunuzu dijital bir güvenceye dönüştürün.
Organizasyon Yönetimi
MDRERP’nın Organizasyon Yönetimi Modülü, kurumunuzun tüm yasal ve operasyonel yapısını dijitalleştirir. Bu modül, sadece hiyerarşiyi göstermekle kalmaz, aynı zamanda her pozisyonun kalite yönetim sistemi içindeki kritik rollerini de tanımlar.
Modülün Temel Katkıları ve MDR Uyumu:
1.Dinamik Organizasyon Şeması: Kurumunuzun güncel yapısını, pozisyonları ve bağlılıkları içeren interaktif organizasyon şemasını anlık olarak oluşturun. Her denetim için geçerli ve doğru yapıyı sunun.
2.Pozisyon-Sorumluluk Entegrasyonu: Her bir pozisyonu (örneğin; Kalite Yöneticisi, PRRC, DÖF Sorumlusu) ilgili yetki ve sorumluluklar, görev tanımları ve yetkinlik matrisi ile otomatik olarak ilişkilendirin. Bu, MDR Teknik Dosyasının temelini oluşturur.
3.Rol Bazlı Erişim Kontrolü: Yazılım içindeki modüllere (DÖF, Kalite Kontrol, Tedarikçi vb.) erişim yetkilerini, çalışanın organizasyon içindeki pozisyonuna göre merkezi olarak yönetin. Yanlış kişilerin kritik süreçlere erişmesini engelleyerek veri güvenliğini ve uyumluluğu artırın.
4.Kilit Rollerin Takibi (PRRC vb.): Tıbbi Cihazlardan Sorumlu Kişi (PRRC) ve benzeri yasal olarak zorunlu kilit rollerin atamasını, yetki alanlarını ve iletişim bilgilerini şemada belirginleştirin ve kolayca raporlayın.
Bordro Yönetimi
Medikal cihaz üreticisi olarak, dikkatinizi regülasyonlara ve ürün kalitesine odaklamanız gerekirken, bordro süreçlerindeki küçük hatalar bile büyük mali ve hukuki riskler yaratabilir.
MDRERP’nın Bordro Yönetimi Modülü, İnsan Kaynakları (İK) modülünüzle tamamen entegre çalışarak veri tutarsızlığını ortadan kaldırır.
Bu modül, sadece maaş hesaplamakla kalmaz, aynı zamanda fazla mesai, izin ve avans gibi tüm özlük verilerini merkezi sistemden alarak hata riskini sıfırlar. Böylece, hem mali mevzuata uyumunuzu güvence altına alır hem de kritik MDR süreçlerine daha fazla zaman ayırmanızı sağlar.
Modülün Temel Katkıları:
1.Tam Entegrasyon: Özlük Yönetimi, İzin Takibi ve Performans Yönetimi verileriyle anında entegre çalışır. Yıllık izinler, raporlar ve fazla mesai onayları otomatik olarak bordroya yansıtılır. Yasal Mevzuat Takibi: Güncel vergi dilimleri, SGK prim oranları ve asgari ücret değişikliklerini otomatik olarak sisteme entegre eder. Değişen mali ve hukuki mevzuata uyumu garanti altına alır.
2.Hata Sıfır Hesaplama: Manuel veri girişini minimize ederek insan kaynaklı hesaplama hatalarını ortadan kaldırır. Otomatik hesaplamalarla personelinize doğru ve zamanında ödeme yapma güvenilirliğini artırır.
3.Dijital Bordro ve İletişim: Çalışanların bordrolarını ve maaş pusulalarını güvenli bir şekilde dijital ortamda iletir ve arşivler. İmza süreçlerini dijitalleştirerek kurumsal verimliliğe katkıda bulunur.
İzin Ve Zaman Yönetimi
•Dijital İzin Onay Akışı: Yıllık izin, hastalık izni ve diğer izin türleri için çevrimiçi talep ve onay mekanizması sunar. Yöneticilerin, personel programlarını aksatmayacak şekilde hızlıca onay vermesini sağlar.
•Otomatik Hak Ediş Hesaplaması: Çalışanın hizmet süresine ve yünsel mevzuata uygun olarak izin hak edişlerini otomatik olarak hesaplar ve günceller. Hata riskini sıfıra indirerek bordroya doğru veri aktarılmasını garantiler.
•Fazla Mesai ve Devam/Devamsızlık Takibi: Giriş-çıkış sistemleriyle entegrasyon kurarak fazla mesai sürelerini ve devamsızlık durumlarını doğru bir şekilde kaydeder. Onaylanan fazla mesailer, Bordro Modülüne otomatik olarak aktarılır.
•Ekip Görünürlüğü ve Planlama: Yöneticilerin, ekip üyelerinin izin takvimini kolayca görmesini sağlayarak iş gücü planlamasını optimize eder. Kritik görevlerde MDR yetkinliğine sahip personelin sürekli işte olmasını destekler.
İk Planlama Ve Bütçe
•Modülün Temel Katkıları:
•Talep Tahminine Dayalı Planlama: Üretim hacmi, yeni proje beklentileri ve regülasyon değişiklikleri gibi operasyonel hedeflerinize bağlı olarak, gelecekteki personel (mühendis, QC uzmanı vb.) ve yetkinlik ihtiyacınızı tahmin edin.
•Personel Maliyet Bütçelemesi: Yıllık maaş artışları, ikramiyeler, fazla mesailer ve yeni işe alım maliyetlerini içeren detaylı personel bütçesini otomatik olarak oluşturun. Gerçekleşen maliyetlerle bütçe hedeflerini anlık karşılaştırarak finansal kontrolü sağlayın.
•Senaryo Analizi ve Simülasyon: Farklı işe alım, eğitim veya organizasyon yapısı değişikliklerinin (örneğin, yeni bir PRRC pozisyonu açmanın) bütçeye etkilerini simüle edin. Veriye dayalı kararlar alarak yatırım getirisi (ROI) en yüksek planı seçin.
•Entegrasyon ve Raporlama: Bordro Yönetimi Modülünden gelen güncel maliyet verileriyle planlarınızı sürekli güncel tutun. Yönetim ve Finans birimleri için anlaşılır, stratejik İK raporlarını tek tıkla oluşturun.
Eğitim Ve Gelişim Yönetimi
•Yetkinlik Odaklı Eğitim Planlama: Yetkinlik Matrisi verilerinizi kullanarak, hangi çalışanın hangi zorunlu MDR, İSG veya prosedür eğitimine ihtiyacı olduğunu otomatik olarak tespit eder. Eğitimi kişiye özel ve hedef odaklı hale getirir.
•Dijital Eğitim Kaydı ve Sınav Yönetimi: Eğitim içeriğini (video, doküman) sisteme yükleyin. Çalışanların eğitimi tamamladığını ve konuyu anladığını kanıtlamak için çevrimiçi sınavlar düzenleyin ve sonuçları kaydedin. MDR ‘a göre yetkinliğin en güçlü kanıtıdır.
•
•Sertifika Geçerlilik ve Yenileme Takibi: Tüm mesleki sertifikaların ve zorunlu eğitimlerin geçerlilik tarihlerini takip eder. Süre dolmadan otomatik uyarılar göndererek, personelin kritik görevler için yetkisiz kalmasını engeller.
• Denetimlere Hazır Raporlama: Bir denetim sırasında (Notified Body) tek tıkla, herhangi bir personelin görevine uygun tüm eğitimleri alıp almadığını, sınav notunu ve sertifika geçerliliğini kanıtlayan raporları anında sunun.
Anket Yönetimi
•Regülasyon Odaklı Anket Şablonları: PMS ve Klinik Takip (PMCF) gibi yasal süreçler için önceden tanımlanmış anket şablonlarını kullanın. Geri bildirimlerinizi MDR’ın gerektirdiği yapı ve formatta toplayın.
•Otomatik Dağıtım ve Takip: Anketleri, ilgili kullanıcı ve bayilere belirlenen periyotlarda (örneğin, cihaz kullanımının 6. ve 12. ayları) otomatik olarak gönderin. Kimin yanıtlayıp yanıtlamadığını kolayca takip edin.
•Hızlı Analiz ve Eylem Entegrasyonu: Anket sonuçlarını anlık olarak grafiklerle analiz edin. Belirli bir cihazla ilgili olumsuz bir trend veya kritik bir geri bildirim tespit edildiğinde, sistem üzerinden otomatik olarak bir Şikayet Kaydı veya DÖF/CAPA süreci başlatın.
•Dijital Geri Bildirim Arşivi: Toplanan tüm anket verilerini ve analiz raporlarını merkezi olarak arşivleyin. Bu veriler, PMS Raporu ve Teknik Dosya güncellemeleri için denetime hazır kanıtlar olarak kullanılır.
Performans Yönetimi
•Hedef Yönetimi ve KPI Entegrasyonu: Kurumsal Kalite Hedeflerini ve DÖF/CAPA sonuçlarını, bireysel Anahtar Performans Göstergelerine (KPI) bağlayın. Her çalışanın, MDR uyumu ve kalite hedeflerine ne kadar katkı sağladığını somut verilerle ölçün.
•Yetkinlik ve Eğitim Etkinliği Ölçümü: Uygulanan eğitimlerin ve kazanılan yetkinliklerin iş performansına olan etkisini ölçün. Performans açığı tespit edildiğinde, sistem otomatik olarak yeni eğitim ihtiyacı tanımlayarak Yetkinlik Modülünü besler.
•Dijital Geri Bildirim ve Değerlendirme: Yöneticilere ve çalışanlara, periyodik performans değerlendirmelerini ve sürekli geri bildirimleri dijital ortamda yapma imkanı sunar. Böylece değerlendirme kayıtları kolayca izlenir ve arşivlenir.
•Kariyer ve Gelişim Planı Entegrasyonu: Performans sonuçlarına göre yetenek yönetimi ve kariyer gelişim planlarını otomatik olarak tetikler. MDR yetkinliğine sahip kilit personellerin kuruma bağlılığını ve gelişimini destekler.
Kariyer ve Yetenek Yönetimi
•Yetenek Havuzu ve Yedekleme Planı: Mevcut Performans ve Yetkinlik Matrisi verilerine dayanarak potansiyeli yüksek çalışanları belirleyin. Kritik roller (PRRC, Denetçi vb.) için anında devreye sokulabilecek yedekleme planları oluşturarak iş sürekliliğini sağlayın.
•Kariyer Yolu Haritalama: Çalışanların mevcut yetkinliklerinden (ISO 13485) arzu edilen kilit rollere (MDR Uzmanı) ulaşmaları için gereken eğitim ve deneyim yollarını şeffaf bir şekilde haritalandırın. Bu, motivasyonu ve bağlılığı artırır.
•Gelişim İhtiyacı Analizi: Eğitim ve Gelişim Modülü ile entegre çalışarak, belirlenen kariyer hedeflerine ulaşmak için gereken özel eğitimleri otomatik olarak tanımlar ve planlar. Yatırımlarınızı MDR uyumunu destekleyecek alanlara yönlendirin.
•Kilit Pozisyon Raporlaması: Kurum genelindeki kritik pozisyonların doluluk oranını ve bu pozisyonlar için hazır olan yeteneklerin durumunu yönetime raporlayın. İK’nın stratejik kararlarda söz sahibi olmasını sağlayın.
Sosyal (İdari) İşler Yönetimi
•Demirbaş ve Zimmet Takibi: Bilgisayardan cep telefonuna, üniformadan ölçüm cihazına kadar tüm kurumsal demirbaşların kimde, nerede ve ne kadar süreyle olduğunu dijital olarak takip edin. Zimmet süreçlerini otomatik onay akışlarıyla yöneterek kayıp riskini azaltın
•Etkinlik ve İletişim Yönetimi: Kurum içi sosyal etkinlikler, duyurular ve özel günler için çevrimiçi kayıt ve iletişim platformu sunun. Çalışan katılımını teşvik ederek kurumsal kültürü güçlendirin.
•Belge ve Form Yönetimi: Çalışanlardan gelen her türlü idari talebi (görevlendirme yazısı, seyahat avansı, masraf formu vb.) dijital ortamda alın. Onay süreçlerini hızlandırın ve tüm taleplerin kaydını güvenle saklayın.
•İSG (İş Sağlığı ve Güvenliği) Ekipman Takibi: Özellikle medikal cihaz üretiminde zorunlu olan koruyucu donanım (maske, eldiven, özel giysi vb.) dağıtım ve değişim tarihlerini personel bazında takip edin. İSG uyumunu destekleyin.
İş Sağlığı ve Güvenliği
•Yasal Riskleri Minimize Eden, Medikal Cihaz Sektörüne Özel İSG Yönetim Çözümü
•Risk Değerlendirme ve Aksiyon Takibi: İş yerinizdeki potansiyel tehlikeleri dijital ortamda analiz edin ve önceliklendirin. Belirlenen riskleri azaltmak için gerekli DÖF/CAPA veya iyileştirme aksiyonlarını otomatik olarak atayın ve takip edin.
•Zorunlu İSG Eğitimleri ve Yetkinlik: Personelin zorunlu İSG eğitimlerinin (Temel İş Güvenliği, Yüksekte Çalışma, Yangın vb.) ve periyodik sağlık kontrollerinin tarihlerini ve geçerliliklerini takip edin. Süresi dolan eğitimler için otomatik uyarılar alın ve yetkinlik açığı oluşmasını engelleyin.
•Kaza/Olay Kayıt ve Analizi: Yaşanan iş kazalarını, meslek hastalıklarını veya ramak kala olayları standart formlarla hızla kaydedin. Kök neden analizini destekleyerek tekrarlanma riskini azaltın ve yasal raporlama sürecini kolaylaştırın.
•Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) Yönetimi: Özellikle temiz oda ve üretim alanlarında kullanılan KKD ‘lerin (maske, eldiven, özel giysi vb.) kişisel zimmet ve kullanım ömrü takibini yapın. Personelin daima uygun ekipmanla çalıştığını kanıtlayın.
İş Değerleme ve Ücret Yönetimi
•Objektif İş Değerleme Sistemi: Şirket içindeki her pozisyonun (örneğin; Kalite Kontrol, Üretim Mühendisliği) kuruma kattığı değeri, kullanılan yetkinliği ve taşıdığı sorumluluğu (MDR uyumu dahil) objektif kriterlere göre puanlayın.
•Piyasa Verileri Entegrasyonu: Oluşturduğunuz ücret yapılarını, medikal sektördeki güncel piyasa ücret verileriyle karşılaştırın. Rekabetçi ücret aralıkları belirleyerek kilit yetenekleri çekme ve koruma stratejinizi güçlendirin.
•Performans ve Yetkinliğe Dayalı Ücretlendirme: Ücret artışlarını ve ikramiyeleri, personelin Performans Yönetimi modülünden gelen somut KPI sonuçlarına ve Yetkinlik Matrisindeki gelişimine bağlayın. Çalışanların MDR hedeflerine ulaşmasını teşvik edin.
•Ücret Bütçesi ve Senaryo Yönetimi: İş değerleme sonuçlarına ve gelecekteki İK Planlama tahminlerine dayanarak, adil ve sürdürülebilir ücret bütçeleri oluşturun. Maliyet senaryolarını kolayca simüle edin.
Alt İşveren Yönetimi
•Giriş-Çıkış ve Yetkilendirme Kontrolü: Tesisinize giren her alt işveren personelinin (taşeron çalışanı) kaydını tutun. Çalışanın hangi alanda, hangi saatler arasında ve hangi görevle yetkilendirildiğini anlık takip edin. Özellikle temiz oda gibi kritik alanlara yetkisiz erişimi engelleyin.
•Yasal Dokümantasyon Takibi: Alt işverenlerin SGK, vergi, yasal zorunlu eğitim (İSG vb.) ve işe giriş evraklarının geçerlilik sürelerini takip edin. Süresi dolan veya eksik evrakı olan personelin tesis girişini otomatik olarak kısıtlayın. Bu, yasal sorumluluğunuzu ciddi ölçüde azaltır.
•İSG ve Eğitim Uyumunun Takibi: Alt işveren çalışanlarının alması zorunlu olan İSG eğitimlerini ve periyodik sağlık kontrollerini modül üzerinden takip edin. Her görev için gerekli kişisel koruyucu donanımın (KKD) temin edildiğini kanıtlayın.
•Performans ve Risk Değerlendirmesi: Alt işverenlerin performansını ve tesisinizde yarattığı İSG risklerini düzenli olarak puanlayın. Düşük performanslı veya yüksek riskli alt işverenlerle ilgili Düzeltici/Önleyici Faaliyet (DÖF) süreçlerini başlatın.
İK Self Servis Yönetimi
•7/24 Erişilebilir Bilgi: Çalışanlar, diledikleri zaman kendi bordrolarına, izin hak edişlerine ve izin geçmişlerine erişebilir. Maaş pusulalarını ve yasal evraklarını (SGK bildirgesi, vb.) kendileri indirebilir.
•Dijital Talep ve Onay Akışları: İzin talepleri, fazla mesai bildirimleri ve masraf formları gibi tüm idari talepler çevrimiçi olarak oluşturulur. İlgili yöneticiye otomatik olarak iletilir ve onay kayıtları dijital olarak arşivlenir. Manuel form dolaşımına son verilir.
•Özlük Bilgisi Güncelleme: Çalışanlar, adres, iletişim veya banka bilgileri gibi kendi özlük bilgilerindeki değişiklikleri yetkili onayıyla sisteme kendileri girebilir. Bu, İK personelinin veri girişi yükünü azaltır ve veri doğruluğunu artırır.
•Eğitim ve Yetkinlik Takibi: Her çalışan, kendisine atanmış zorunlu MDR eğitimlerini, sertifika geçerlilik tarihlerini ve yetkinlik matrisindeki mevcut durumunu self servis ekranından takip edebilir. Bu, MDR uyumunda bireysel sorumluluğu teşvik eder.
